Kurumsal Sunum Şablonu Nasıl Hazırlanır?

Kurumsal sunumlar genellikle bir önceki sunumun kopyalanmasıyla hazırlanır. Birkaç yıl sonra ortaya çıkan tablo tanıdıktır: aynı şirketin sunumlarında farklı logolar, birbirine yakın ama aynı olmayan maviler, elle büyütülmüş başlıklar ve her slaytta yeniden çizilmiş kutular. Sorun tasarımda değil, sunumların bir sistem üzerine kurulmamış olmasındadır. Bu yazıda PowerPoint ve Google Slaytlar'ın resmi belgelerine dayanarak, bir kurumsal sunum şablonunun hangi parçalardan oluştuğunu ve nasıl hazırlanacağını adım adım anlatıyoruz.

Şablon ile kopyalanan sunum arasındaki fark

Bir sunumu kopyalamak, içindeki her şeyi de kopyalamaktır: eski metinler, gizlenmiş nesneler, elle yapılmış biçimlendirmeler. Şablon ise yalnızca kuralları taşır. PowerPoint'te bu kurallar asıl slaytta (Slide Master) toplanır. Microsoft, tüm slaytlarda aynı yazı tiplerini ve logo gibi görselleri kullanmak istediğinizde bu değişikliği tek bir yerde, asıl slaytta yapabileceğinizi ve değişikliğin tüm slaytlara uygulanacağını belirtiyor 1.

Asıl slayt; yazı tiplerini, renk düzenini, arka planı, logo gibi görselleri, efektleri ve yer tutucuların konumunu yönetir 1. Her temanın bir asıl slaydı ve ona bağlı düzenleri vardır; bazı düzenler metin, bazıları görsel için tasarlanır 1. Microsoft'un önemli bir uyarısı var: asıl slayt ve düzenler, sunumdaki slaytlar oluşturulmadan önce düzenlenmelidir; aksi hâlde mevcut slaytlara düzenlerin yeniden uygulanması gerekir 1. Bu yüzden şablon, içerik yazılmadan önce kurulur.

Asıl slayt ve düzenler: şablonun iskeleti

Şablondaki düzen sayısı, kurumun sunum ihtiyaçlarına göre belirlenir. Çok az düzen, kullanıcıyı serbest çizime iter; çok fazla düzen ise doğru olanı bulmayı zorlaştırır. Çoğu kurum için şu set yeterli bir başlangıçtır:

1. Kapak: sunum başlığı, alt başlık, tarih ve sunan kişi için yer tutucular.
2. Bölüm ayracı: büyük başlık ve isteğe bağlı bölüm numarası.
3. Başlık ve içerik: en çok kullanılan düzen; başlık ve madde ya da metin alanı.
4. İki sütun: karşılaştırma ya da metin ile görsel yan yana.
5. Tam alan görsel: fotoğraf ve üzerinde kısa başlık şeridi.
6. Tablo ya da grafik: başlık, kaynak notu ve büyük içerik alanı.
7. Alıntı ya da öne çıkan rakam: tek mesajlık slaytlar için.
8. Kapanış: iletişim bilgileri ve logo.

Her düzende bir başlık yer tutucusu bulunmalıdır. Bu yalnızca görsel tutarlılık için değil, erişilebilirlik için de gereklidir; aşağıda bu konuya döneceğiz. Logo, sayfa numarası ve gizlilik notu gibi her slaytta tekrar eden öğeler de düzenlere değil, asıl slayda yerleştirilmelidir.

Tema renkleri ve tema yazı tipleri

PowerPoint'te renkler ve yazı tipleri temada tanımlanır. Microsoft'a göre tema renkleri dört metin ve arka plan rengi, altı vurgu rengi ve iki köprü rengi olmak üzere on iki renkten oluşur 2. Tema yazı tipleri ise başlık ve gövde yazı tipi olarak iki yuvadan oluşur; tema yazı tipini değiştirmek sunumdaki tüm başlık ve madde metnini günceller 2. Hazırlanan tema .thmx dosyası olarak kaydedilebilir ve başka sunumlara da uygulanabilir 2.

Kurumsal paletinizi bu on iki yuvaya yerleştirirken her rengin rolünü düşünün:

Vurgu renklerinin sırası önemlidir, çünkü grafikler serileri bu sırayla renklendirir. Birbirine çok yakın iki renk art arda gelirse grafikte seriler ayırt edilemez. Paletinizdeki renk çiftlerinin kontrastını Marka Paleti Kontrolü ile kontrol edebilir, paletin nasıl kurulduğunu marka renk paleti nasıl oluşturulur yazısında okuyabilirsiniz.

Kurumsal yazı tipi yoksa ne olur?

Kurumsal sunum şablonlarının en sık bozulduğu nokta yazı tipidir. Şablon tasarımcının bilgisayarında kusursuz görünür; ama kurumsal yazı tipi yüklü olmayan bir bilgisayarda açıldığında PowerPoint başka bir yazı tipi kullanır, satırlar kayar, başlıklar taşar.

Microsoft, yazı tiplerini dosyaya gömmenin bu sorunu önlediğini; böylece dosyayı aynı yazı tiplerine sahip olmayan biriyle paylaştığınızda yazı tiplerinin, düzenin ve biçimin değişmeyeceğini belirtiyor 4. Gömme seçeneği Windows'ta Dosya, Seçenekler, Kaydet adımında yer alıyor ve iki tercih sunuyor: yalnızca kullanılan karakterleri gömmek dosya boyutunu küçültür ama aynı yazı tipiyle düzenlemeyi sınırlar; tüm karakterleri gömmek ise başkalarının dosyayı düzenlemesi için daha uygundur 4.

Gömme her zaman çalışmaz. Microsoft, her TrueType yazı tipinin gömülemeyeceğini; yazı tipi üreticilerinin gömülemez, önizleme ve yazdırma, düzenlenebilir ve yüklenebilir gibi farklı izinler tanımlayabildiğini belirtiyor 4. Bazı yazı tiplerinin dosya boyutunu belirgin biçimde artırabileceğini de not ediyor 4. Ayrıca Microsoft, Office yazı tiplerinin buluta taşındığını ve aboneler için internet bağlantısıyla kendiliğinden indiğini, bu yüzden bunları gömmeye nadiren gerek kaldığını söylüyor 4.

Bu bilgiler şablon için pratik bir karar sunar. Kurumsal yazı tipinin lisansı gömmeye ve dağıtıma izin veriyorsa gömün. İzin vermiyorsa ya da sunumlar kurum dışına sık gönderiliyorsa, tema gövde yazı tipini her cihazda bulunan bir yedek yazı tipi olarak tanımlayın ve kurumsal yazı tipini yalnızca başlıklarda kullanın. Yedek yazı tipi, kurumsal yazı tipinin genişlik ve karakterine yakın seçilmelidir; Türkçe karakterlerin tamamını desteklediği de kontrol edilmelidir. Yazı tipi seçiminin ayrıntıları için kurumsal yazı tipi seçimi yazısına bakabilirsiniz.

Slayt boyutu: 16:9 ile başlayın

Microsoft, PowerPoint'te yeni sunumlar için varsayılan ayarın 16:9 geniş ekran olduğunu belirtiyor 3. Aynı belge, PowerPoint'in bir sunum içinde tek bir slaydı yeniden boyutlandıramadığını, tüm slaytların aynı boyutta olduğunu da not ediyor 3. Boyut sonradan değiştirildiğinde PowerPoint içeriği ya büyütür ya da sığdırmak için küçültür 3; her iki durumda da düzenlerin yeniden kontrol edilmesi gerekir. Bu yüzden boyut, asıl slayt tasarlanmadan önce seçilmelidir.

Kurum basılı rapor ya da A4 doküman da üretiyorsa, bunun için ayrı bir şablon hazırlamak, 16:9 sunumu A4'e zorlamaktan daha sağlıklıdır.

Google Slaytlar'da aynı sistem

Ekibiniz Google Slaytlar kullanıyorsa aynı mantık orada da geçerlidir. Google, temayı önceden tanımlı renkler, yazı tipleri, arka plan ve düzenler grubu olarak tanımlıyor 6. Tema renkleri Slayt menüsündeki tema düzenleme adımından tek tek değiştirilebiliyor ve onaltılık renk kodu girilebiliyor; bir Google Slaytlar ya da PowerPoint sunumundan tema içe aktarılabiliyor 6. Google, eskiden asıl görünüm olarak bilinen ekranın adını tema oluşturucu olarak değiştirdiğini ve bu ekranın mevcut tema için yazı tipi, renk ve düzenleri özelleştirmeye yaradığını duyurmuştu 7.

PowerPoint'ten içe aktarılan temalar her zaman birebir aynı görünmez; yazı tipleri ve bazı efektler farklı davranabilir. Bu yüzden şablonu iki uygulamada ayrı ayrı test etmek ya da Google Slaytlar için ayrı bir sürüm hazırlamak gerekir.

Erişilebilirlik denetimi

Bir şablonun teslim edilmeden önce geçmesi gereken son adım erişilebilirlik denetimidir. Microsoft'un Erişilebilirlik Denetleyicisi bulguları hata, uyarı ve ipucu olarak sınıflandırıyor 5. PowerPoint için doğrudan şablonu ilgilendiren kurallar şunlar:

• Tüm slaytların başlığı olmalı; başlıklar kullanıcının sunumda gezinmesini sağlar ve eksikliği hata olarak raporlanır 5.
• Metin ile arka plan arasında yeterli kontrast olmalı; bu kural uyarı düzeyindedir 5.
• Slayttaki nesnelerin okuma sırası mantıklı olmalı, çünkü yardımcı teknolojiler nesneleri bu sırayla okur 5.
• Görsellerin alternatif metni olmalı; eklenen ses ve videolarda altyazı bulunmalı 5.

Microsoft, denetleyicinin bazı sorunları yakalayamadığını da açıkça belirtiyor; örneğin bilginin yalnızca renkle aktarılması bu sınırlamalar arasında 5. Bu yüzden grafik düzenlerinde serileri yalnız renkle değil, etiket ya da desenle de ayırmak şablonda baştan çözülmelidir. Konunun ayrıntıları erişilebilir marka renkleri yazısında.

Şablonu teslim almak ve dağıtmak

Şablon teslim alınırken yalnızca .potx dosyasını değil, kısa bir kullanım kılavuzunu da isteyin: hangi düzen ne zaman kullanılır, grafikler nasıl renklendirilir, yazı tipi yoksa ne yapılır. Şablonun güncel sürümü herkesin erişebildiği tek bir yerde tutulmalı ve eski sürümler kaldırılmalıdır. Asıl slayt, düzenler, tema ve kullanım kılavuzunu birlikte içeren şablonları sunum ve doküman şablonları hizmetimizde hazırlıyoruz.