Kurumsal E-posta İmzası Nasıl Olmalı?

E-posta imzası, bir şirketin günde en çok gönderdiği kimlik öğesidir. Kartvizit bir kez verilir; imza ise her iletinin, her yanıtın sonunda yeniden görünür. Buna rağmen çoğu şirkette imza, herkesin kendi bildiği gibi hazırladığı, farklı yazı tipleri, farklı logolar ve farklı unvan yazımlarıyla dolu bir alan olarak kalır. Bu yazı, kurumsal bir e-posta imzasının içeriğini, teknik sınırlarını ve erişilebilirlik gereksinimlerini ele alıyor.

İmzada hangi bilgiler yer almalı?

İmza, alıcının size ulaşmak için ihtiyaç duyduğu bilgiyi içermelidir; fazlası her yanıtla birlikte yazışmada birikir.

E-posta adresini imzaya yazmak çoğu zaman gereksizdir, çünkü gönderen adresi zaten iletide görünür; ancak ileti yazdırıldığında ya da iletildiğinde adresin görünmesini istiyorsanız ekleyebilirsiniz.

Yasal bilgiler e-postaya da yazılmalı mı?

TTK md. 39/2, tacirin işletmesiyle ilgili ticari mektuplarında ve ticari defter kayıtlarının dayandığı belgelerde sicil numarası, ticaret unvanı, işletme merkezi ve internet sitesi oluşturma yükümlülüğü varsa tescilli site adresinin gösterilmesini ister 8. Kanun bu maddede e-postayı ayrıca saymaz. Öte yandan TTK md. 1525, ihbar, ihtar, fatura, teyit mektubu gibi beyanların ve belgelerin elektronik ortamda düzenlenebileceğini ve yollanabileceğini kabul eder 8.

E-postanın “ticari mektup” sayılıp sayılmadığı, içeriğine ve kullanım amacına göre değerlendirilmesi gereken bir hukuk sorusudur. Uygulamada pek çok şirket riski azaltmak için bu bilgileri imzanın en altında küçük bir yasal bilgi satırı olarak gösterir. Bu bilgilerin ne olduğunu ve nasıl yazılacağını antetli kâğıt ve zorunlu bilgiler yazısında ayrıntılı anlattık.

Görsel imza mı, metin imza mı?

İmzanın tamamını tek bir görsel olarak hazırlamak tasarım açısından cazip görünür: yazı tipi, renk ve yerleşim her yerde aynı kalır. Ancak bu yaklaşımın ciddi sakıncaları vardır.

Görseller engellenebilir. Microsoft, klasik Outlook'un internetten görsel indirmeyi varsayılan olarak engellediğini belirtiyor; kullanıcı iletinin üstündeki bilgi çubuğundan görselleri ayrıca indirmek zorunda kalıyor 3. Gmail varsayılan olarak görselleri otomatik gösteriyor, ancak şüpheli bulduğu gönderen ya da iletilerde görselleri göstermeden önce kullanıcıya soruyor; kullanıcı da ayarlardan görsellerin her zaman sorulmasını seçebiliyor 2. Tamamı görsel olan bir imza bu durumlarda boş bir kutuya dönüşür.

Metin seçilemez. Alıcı telefon numaranızı kopyalayamaz, adresinize tıklayamaz.

Erişilebilirlik kaybolur. WCAG'nin “metin görselleri” kriteri, kullanılan teknoloji görünümü metinle sağlayabiliyorsa bilginin metin görseli yerine metinle verilmesini ister 7. E-posta imzası tam olarak bu durumdur.

Önerilen yaklaşım karma bir imzadır: logo küçük bir görsel, geri kalan her şey metin. Böylece görseller engellendiğinde bile adınız, unvanınız ve iletişim bilgileriniz okunur kalır.

Teknik sınırlar: karakter, görsel ve istemciler

Google, Gmail imzasına en fazla 10.000 karakter girilebileceğini ve imzaya eklenen görselin de bu sınıra dahil olduğunu belirtiyor; hata alınırsa görselin küçültülmesini öneriyor 1. Bu sınır geniş görünse de uzun yasal metinler, çok sayıda sosyal medya simgesi ve satır içi gömülü görseller onu kolayca doldurabilir.

İmzayı hazırlarken şu ilkeler çoğu istemcide daha öngörülebilir sonuç verir:

1. Basit yapı kullanın. Karmaşık tablolar, katmanlı yerleşimler ve özel CSS her istemcide aynı görünmez.
2. Sistem yazı tiplerine yedek tanımlayın. Kurumsal yazı tipiniz alıcının bilgisayarında yoksa yerine benzer bir sistem fontu görünür; bu yedeği bilinçli olarak seçin.
3. Logoyu barındırılan küçük bir dosya olarak ekleyin. Görselin boyutunu, imzada görüneceği ölçüye yakın tutun.
4. Bağlantıları gerçek metin olarak yazın. “Buraya tıklayın” yerine adresi ya da anlamlı bir bağlantı metnini kullanın.
5. Kısa bir yanıt imzası hazırlayın. Yanıt ve iletmelerde yalnızca ad, unvan ve telefon yeterlidir.

Yerleşim ve tipografi

İmza, iletinin sonunda okunan küçük bir bilgi bloğudur; dikkat çekmek için değil, aranan bilgiyi hızla vermek için tasarlanır. Birkaç basit kural, imzayı hem sade hem kurumsal gösterir:

• Dikey düzen tercih edin. Ad, unvan, şirket ve iletişim bilgisi alt alta sıralandığında telefon ekranında da bozulmadan okunur. Yan yana sütunlar dar ekranlarda kayabilir.
• Hiyerarşiyi az araçla kurun. Adı kalın yazmak çoğu zaman yeterlidir; üç farklı punto, iki renk ve italik birlikte kullanıldığında imza kalabalıklaşır.
• Logoyu küçük tutun. Logo, imzanın en büyük öğesi olmamalıdır; ad satırının yüksekliğiyle orantılı bir boyut genellikle dengeli görünür.
• Ayraçları azaltın. Dikey çizgiler, renkli şeritler ve çerçeveler istemciden istemciye farklı kalınlık ve aralıkta görünebilir.
• Satır uzunluğunu sınırlayın. Telefon, e-posta ve web sitesini tek satıra sıkıştırmak yerine ikiye bölmek, dar ekranda istenmeyen satır kırılmalarını önler.

Yasal bilgi satırı imzanın en altında, daha küçük ama okunur bir boyutta yer alabilir. Bu satırın gövde metniyle aynı yazı tipini kullanması, imzanın tek bir bütün gibi görünmesini sağlar.

Çok dilli yazışan şirketlerde imzanın Türkçe ve İngilizce sürümlerini ayrı hazırlamak, unvanların ve birim adlarının tutarlı çevrilmesini kolaylaştırır. Hangi sürümün hangi alıcı grubunda kullanılacağını şablonla birlikte yazılı olarak belirleyin.

Karanlık mod

Microsoft, Outlook'taki karanlık modun ileti penceresine beyaz yerine siyah bir arka plan verdiğini, kullanıcının bu arka planı ileti bazında açık ya da koyu yapabildiğini belirtiyor 4. Bu, imza tasarımı için iki sonuç doğurur:

• Şeffaf zeminli, koyu renkli bir logo siyah zeminde görünmez hâle gelebilir. Logonun çevresine ince açık bir kontur ya da hafif bir zemin eklemek ya da her iki zeminde çalışan bir sürüm kullanmak bu sorunu çözer.
• Metin renklerini sabit koyu gri gibi değerlere ayarlamak, istemci rengi dönüştürmezse koyu zeminde okunmaz metne yol açabilir. Mümkün olduğunca istemcinin varsayılan metin rengine bırakın ya da her iki modda test edin.

Erişilebilirlik: alternatif metin ve kontrast

WCAG 2.2'nin ilk başarı kriteri, kullanıcıya sunulan metin dışı her içeriğin aynı amaca hizmet eden bir metin alternatifine sahip olmasını ister 5. E-posta imzasında bu, logoya şirket adını içeren bir alternatif metin yazmak demektir; görsel engellendiğinde ya da ekran okuyucu kullanıldığında bu metin görünür veya okunur. Sosyal medya simgeleri için de platform adını alternatif metin olarak yazın.

Kontrast için WCAG, normal metinde en az 4,5:1, büyük metinde en az 3:1 kontrast oranı ister 6. İmzalarda sık görülen açık gri yasal bilgi satırları bu oranın altına düşebilir. Marka renklerinizin hangi kombinasyonlarda bu eşiği geçtiğini erişilebilir marka renkleri yazısında anlattık.

Bütün şirkette aynı imza

İmzanın tutarlı kalması için tasarımın yanında bir dağıtım yöntemi de gerekir. Her çalışana bir görsel ve “bunu kopyalayın” notu göndermek, birkaç ay içinde onlarca farklı sürüm doğurur. Bunun yerine değişken alanları (ad, unvan, telefon) ve sabit alanları (logo, şirket bilgisi, yasal satır) ayıran bir şablon hazırlayın; sabit alanların tek bir yerden güncellenebilmesini sağlayın. Unvan ya da adres değiştiğinde imzanın da antetli kâğıt, kartvizit ve web sitesiyle aynı gün güncellenmesi gerekir.

İmzanın yazı karakteri ve renkleri kimliğin geri kalanıyla aynı mantığı izlemelidir; kurumsal yazı tipinin e-postada nasıl ele alınacağını kurumsal yazı tipi seçimi yazısında bulabilirsiniz. Kartvizit, antetli kâğıt ve e-posta imzasını tek bir sistem olarak hazırlamak için kırtasiye tasarımı hizmetimizi inceleyebilirsiniz.