Antetli Kâğıt ve Belgelerde Zorunlu Bilgiler (TTK)

Antetli kâğıt çoğu zaman bir tasarım işi olarak düşünülür: logo üstte, renkli bir şerit, altta adres. Oysa Türkiye'de antetli kâğıdın bir de yasal tarafı var. Türk Ticaret Kanunu, tacirin ticari mektuplarında ve belgelerinde bazı bilgileri göstermesini istiyor. Bu yazı önce bu bilgileri mevzuat metniyle açıklıyor, ardından bunları A4 bir sayfaya nasıl yerleştireceğinizi ve pencereli zarfla nasıl uyumlu hâle getireceğinizi anlatıyor.

Kanun ne diyor: TTK md. 39

TTK md. 39'un birinci fıkrası, her tacirin ticari işletmesine ilişkin işlemleri ticaret unvanıyla yapmasını ve işletmesiyle ilgili senet ve belgeleri bu unvan altında imzalamasını ister. İkinci fıkra ise, tacirin işletmesiyle ilgili olarak düzenlediği ticari mektuplarda ve ticari defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgelerde şu bilgilerin gösterilmesini öngörür: tacirin sicil numarası, ticaret unvanı, işletmesinin merkezi ve tacir internet sitesi oluşturma yükümlülüğüne tabi ise tescil edilen internet sitesinin adresi 1.

Aynı fıkra, bu bilgilerin şirketin internet sitesinde de yayımlanmasını; anonim şirketlerde yönetim kurulu başkan ve üyelerinin adlarıyla taahhüt edilen ve ödenen sermayenin, limited şirketlerde müdürlerin adlarıyla sermaye bilgisinin de sitede yer almasını ister 1. Bu kısım antetli kâğıdı değil web sitesini ilgilendirir, ama kimlik çalışması yaparken iki tarafın aynı bilgiyi aynı yazımla göstermesi önemlidir.

Bu hükümlerin ikinci, üçüncü ve dördüncü cümleleri, Kanunun yürürlük maddesine göre 1 Ocak 2014'te yürürlüğe girmiştir 1. Yani bu yeni bir kural değil, on yılı aşkın süredir uygulanan bir yükümlülüktür.

Dört bilgi, tek tek

Ticaret unvanı. Markanızın adı ile ticaret unvanınız çoğu zaman farklıdır. Logoda “Örnek” yazarken unvan “Örnek Gıda Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi” olabilir. Antette logo marka adını taşır; yasal bilgi alanında ise unvanın tescil edildiği biçimi yer almalıdır.

Sicil numarası ve MERSİS. Kanun “sicil numarası” der. Ticaret Sicili Yönetmeliği, MERSİS numarasını MERSİS tarafından verilen ve özel algoritmayla üretilmiş tekil numara olarak tanımlar ve MERSİS'i kullanmaya başlayan müdürlüklerde MERSİS numarasının ticaret sicili numarası yerine geçtiğini, eski sicil numaralarının dosya numarası olarak kullanıldığını belirtir 2. Yönetmelik ayrıca sicil işlemlerinin MERSİS üzerinden yürütüldüğünü ve şubelerin MERSİS numarasının merkezin numarasına sıra numarası eklenerek üretildiğini yazar 2. Şube adına düzenlenen belgelerde hangi numaranın kullanılacağını bu nedenle ayrıca kontrol edin.

İşletmenin merkezi. Tescilli merkez adresidir. Fabrika, mağaza ya da ofis adresiniz merkezden farklıysa, iletişim adresi olarak onu da yazabilirsiniz; ancak yasal bilgi alanında merkezin yer alması gerekir.

İnternet sitesi yükümlülüğü kimleri kapsar?

En çok karışan konu budur. TTK md. 1524, md. 397/4 uyarınca denetime tabi olan sermaye şirketlerinin, ticaret siciline tescil tarihinden itibaren üç ay içinde bir internet sitesi açmasını ve sitenin belirli bir bölümünü kanunen yapılması gereken ilanlara ayırmasını öngörür 1. Aynı maddenin son fıkrası, bu düzenlemelerin denetime tabi olmayan sermaye şirketleri hakkında uygulanmayacağını açıkça yazar 1. Hangi şirketlerin denetime tabi olacağı ise md. 397/4'e göre Cumhurbaşkanınca belirlenir 1.

Sonuç olarak:

1. Şirketiniz bağımsız denetime tabiyse, tescil edilen internet sitesi adresi antetli kâğıtta ve diğer ticari belgelerde yer almalıdır.
2. Denetime tabi değilseniz web sitesi adresini yazmak yasal bir zorunluluk değildir; iletişim bilgisi olarak eklemeniz yine de faydalıdır.
3. Denetim kapsamı yıllara göre değişebileceği için durumunuzu her yıl mali müşavirinizle kontrol edin.

Hangi belgeler kapsamda?

Kanun “ticari mektuplar” ve “ticari defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeler” der 1. Antetli kâğıt, teklif mektubu, sipariş formu, sözleşme kapak yazısı ve resmî yazışmalar bu grupta düşünülmelidir. Fatura gibi belgelerin kendi mevzuatı ayrıca bulunur; bu yazı yalnızca TTK md. 39'un istediği bilgileri ele alıyor.

E-postaların bu kapsama girip girmediği kanunda açıkça yazılmamıştır. Kanun, belgelerin elektronik ortamda düzenlenebileceğini ve yollanabileceğini ayrıca kabul eder 1. Bu nedenle birçok şirket aynı bilgileri e-posta imzasına da ekler; ayrıntıları kurumsal e-posta imzası yazısında ele aldık.

Yazımda dikkat edilecek noktalar

Zorunlu bilgiler çoğu zaman eksik olduğu için değil, farklı belgelerde farklı yazıldığı için sorun yaratır. Aşağıdaki durumlar, bilgiler eksiksiz olsa bile tutarsızlık yaratabilir:

• Marka adının unvan yerine kullanılması. Alt bilgide yalnızca “Örnek” yazmak, tescilli unvanı göstermek anlamına gelmez. Marka adı logoda kalabilir, yasal alan unvanı taşımalıdır.
• Unvanın kısaltılması ya da güncellenmemesi. Unvan değişikliği, nev'i değişikliği (örneğin limited şirketten anonim şirkete geçiş) ya da birleşmeden sonra eski unvanla basılmış kâğıtlar kullanılmaya devam eder. Unvan değiştiğinde antetli kâğıt, zarf, kartvizit, e-posta imzası ve web sitesinin aynı gün güncellenmesi için bir liste tutun.
• Eski sicil numarasının kullanılması. MERSİS numarası sicil numarasının yerine geçtiği hâlde eski şablonlarda dosya numarası olarak kalan eski sicil numarası görülebilir 2.
• Adresin belgeden belgeye farklı yazılması. Kısaltmalar, mahalle ve ilçe adlarının yazımı, posta kodu gibi küçük farklar bile denetimde ve yazışmalarda karışıklığa yol açar. Adresin tek bir “ana yazımını” belirleyip kimlik kılavuzuna ekleyin.
• Dijital şablonun kullanıcı tarafından değiştirilmesi. Kelime işlemci şablonlarında alt bilgi kilitli değilse, zamanla her birim kendi sürümünü üretir.

Bu hataların ortak çözümü, yasal bilgilerin tek bir kaynak metinde tutulması ve bütün şablonların bu metinden beslenmesidir. Kimlik kılavuzunda bu bilgiler için ayrı bir sayfa ayırmak, hem tasarımcıya hem de belgeyi hazırlayan çalışana aynı referansı verir.

A4 yerleşimi: üst bilgi, gövde, alt bilgi

Antetli kâğıt, ISO 216'da tanımlanan A serisinin A4 ölçüsünde hazırlanır. ISO 216, idari, ticari ve teknik kullanımdaki kâğıtların kesim ölçülerini belirler ve 2021'de gözden geçirilip geçerliliği teyit edilmiştir 3. Sayfayı üç bölge olarak düşünün:

• Üst bilgi: Logo ve gerekiyorsa marka adı. Sade tutun; her sayfada tekrar edecek.
• Gövde: Mektup metni. Kenar boşlukları, yazı tipi, punto ve satır aralığı kimlik kılavuzunda sabitlenmeli.
• Alt bilgi: Ticaret unvanı, MERSİS numarası, merkez adresi, telefon, e-posta ve gerekiyorsa internet sitesi. Yasal bilgilerin her sayfada aynı yerde görünmesi denetimi kolaylaştırır.

Çok sayfalı yazışmalar için ikinci sayfa kalıbı hazırlayın: yalnızca küçük bir logo ve sayfa numarası yeterlidir, yasal bilgiler alt bilgide tekrar edebilir. Alt bilgideki küçük metnin okunur kalması için yazı boyutu ve renk kontrastına dikkat edin; renklerin erişilebilirliği için erişilebilir marka renkleri yazısına bakabilirsiniz.

Pencereli zarf ile uyum

Antetli kâğıt çoğu zaman üçe katlanıp uzun bir zarfa konur. Pencereli zarf kullanıyorsanız alıcı adresinin katlandıktan sonra tam olarak pencereye denk gelmesi gerekir. Uzun yıllar zarf ölçüleri için başvurulan ISO 269 standardının ISO tarafından geri çekildiğini ve yerine yeni bir sürüm yayımlanmadığını belirtelim 4. Pencere konumu ve boyutu zarf üreticisine göre değişebildiği için:

• Kullanacağınız zarfın üreticiden ölçü şablonunu isteyin.
• Adres alanını bu şablona göre antetli kâğıtta işaretleyin.
• Katlama izlerini belirleyin ve deneme baskısını gerçekten katlayıp zarfa koyarak kontrol edin.
• Logo ya da gönderici bilgisinin pencerede görünüp görünmeyeceğine baştan karar verin.

Basılı ve dijital şablon birlikte

Bugün antetli kâğıdın çoğu basılmadan kullanılır: kelime işlemcide açılır, doldurulur ve PDF olarak gönderilir. Bu yüzden teslim paketi yalnızca matbaa dosyasından oluşmamalıdır. Basılı sürüm için baskıya hazır PDF, dijital kullanım için de aynı yerleşimi koruyan, yasal bilgilerin değiştirilemeyecek biçimde alt bilgiye yerleştirildiği bir şablon hazırlanmalıdır. Antetli kâğıt, zarf, kartvizit ve diğer belgeleri tek bir sistem olarak kurmak için kırtasiye tasarımı hizmetimize göz atabilir, kartvizit tarafını kartvizit tasarımı yazısında inceleyebilirsiniz.